Article Post on 04 February 2019

Le registre des bénéficiaires effectifs en 8 questions

_La loi du 13 janvier 2019 instituant le registre des bénéficiaires effectifs a été publiée le 15 janvier 2019 et doit entrer en vigueur le 1er Mars 2019 (la « Nouvelle Loi »). Un projet de règlement grand-ducal est en cours d’élaboration afin d’apporter des précisions nécessaires à l’application de la Nouvelle Loi.

Le Luxembourg s’engage de plus en plus sur la voie de la transparence initiée par l’Union européenne en transposant en droit national les dispositions de l’article 30 de la directive (UE) 2015/849 qui traite des informations sur les bénéficiaires effectifs tel qu’il a été modifié par la directive (UE) 2018/843.

Qui est concerné ?

Le registre des bénéficiaires effectifs, désigné «RBE», a pour finalité de centraliser et de conserver les données concernant les bénéficiaires effectifs de toutes les entités immatriculées au Registre de Commerce et des Sociétés, à l’exception des commerçants personnes physiques. La notion de «bénéficiaire effectif» est définie par référence à la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme. Les personnes identifiées comme bénéficiaires effectifs devront coopérer en transmettant les informations requises par la Nouvelle Loi à l’entité immatriculée.

Quelles informations devront être publiées au RBE ?

Le RBE sera géré par le groupement d’intérêt économique Luxembourg Business Registers (anciennement GIE RCSL), qui assure également la gestion du Registre de Commerce et des Sociétés, et comprendra les données suivantes sur les bénéficiaires effectifs : nom, prénom(s), nationalité(s), date et lieu de naissance, pays de résidence, adresse privée précise ou adresse professionnelle, numéro d’identification au registre national ou étranger, nature des intérêts effectifs détenus et étendue des intérêts effectifs détenus. Les sociétés cotées sur un marché réglementé, sous réserve de certaines conditions de transparence du marché en question, bénéficieront d’un régime moins contraignant au regard de la Nouvelle Loi. Elles devront uniquement indiquer le nom du marché réglementé sur lequel leurs titres sont admis à la négociation.

Comment inscrire ou modifier des informations publiées au RBE ?

L’inscription des données et leurs modifications devront être demandées par l’entité immatriculée ou par son mandataire, par voie électronique sur le site internet du gestionnaire, dans un délai d’un mois à compter du moment où l’entité aura pris connaissance ou aurait dû prendre connaissance de l’événement qui rend nécessaire l’inscription ou sa modification. Le projet de règlement grand-ducal prévoit que toute demande d’inscription ou de modification acceptée donnera lieu au paiement de frais administratifs de quinze euros par demande. La demande d’inscription devra être accompagnée de pièces justificatives, dont la liste sera détaillée dans le règlement grand-ducal. À ce stade, le projet de règlement grand-ducal prévoit que les pièces justificatives devraient être accompagnées d’une traduction dans une langue officielle du Luxembourg si les pièces ne sont pas rédigées en caractères latins. Les sociétés cotées auraient l’obligation de fournir un document attestant leur cotation.

Faut-il conserver les informations collectées une fois publiées ?

Les entités immatriculées devront conserver les informations sur les bénéficiaires effectifs accompagnées des pièces justificatives au lieu de leur siège. Les entités immatriculées radiées suite à une dissolution devront publier au RCS l’endroit où seront conservées les informations sur les bénéficiaires effectifs et les pièces justificatives. Ces données devront être conservées pendant cinq ans après la date de radiation.

Il est important de souligner que la mise en application de la Nouvelle Loi et notamment de cette disposition devra se combiner avec les exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Les entités devront s’assurer par exemple que les données personnelles sont conservées de manière sécurisée ou que les données seront détruites si la conservation n’est plus légalement exigée.

Quelles sont les sanctions ?

Des amendes pénales allant de 1.250 à 1.250.000 euros pourront sanctionner les entités immatriculées notamment en cas de déclaration intentionnellement inexacte, incomplète ou non actuelle, d’absence de déclaration dans les délais ou en cas d’absence de conservation des informations au siège de l’entité immatriculée.

Les bénéficiaires effectifs seront passibles des mêmes sanctions s’ils ne fournissent pas les informations demandées par les entités immatriculées dans le cadre de la Nouvelle Loi.

Qui aura accès au RBE ?

Les autorités nationales auront, dans l’exercice de leurs missions, accès à toutes les informations inscrites dans le RBE, sans exception. Toute personne aura accès aux informations, à l’exception de l’adresse privée ou professionnelle et du numéro d’identification luxembourgeois ou étranger. Le projet de règlement grand-ducal prévoit la gratuité de la consultation du RBE. Un extrait en format électronique ou en format papier pourra être demandé moyennant des frais administratifs fixés par le projet de règlement à respectivement cinq et dix euros avec un supplément de cent euros pour traitement urgent. Détail important, si la recherche par une autorité nationale dans le RBE pourrait être effectuée par entité immatriculée ou par bénéficiaire effectif, la recherche ouverte au public ne pourrait par contre être effectuée que par entité immatriculée.

Peut-on déroger à la publication des informations au RBE ?

Les entités immatriculées devront fournir les informations sur leurs bénéficiaires effectifs sans exception possible.

Toutefois, une entité immatriculée ou un bénéficiaire effectif pourra demander au gestionnaire du RBE de limiter l’accès des informations publiées aux autorités nationales, établissements de crédit, établissements financiers, huissiers et notaires. La dérogation devra être justifiée par des circonstances exceptionnelles telles que par exemple, le risque disproportionné de fraude, de harcèlement ou lorsque le bénéficiaire effectif est mineur.

Le gestionnaire examinera les demandes au cas par cas, les informations demeureront inaccessibles au public jusqu’à ce qu’une décision soit prise. En cas de refus, les informations resteront inaccessibles au public pendant une durée de quinze jours, durée pendant laquelle le demandeur pourra former un recours contre la décision du gestionnaire. En cas d’acceptation, l’accès restera limité pour la durée des circonstances qui la justifient sans dépasser trois ans, renouvelables sur nouvelle demande. À noter, la demande de dérogation devrait avoir un coût fixé pour l’instant à 215 euros par le projet de règlement grand-ducal.

À partir de quand s’applique la Nouvelle Loi ?

Les entités immatriculées disposeront d’un délai de six mois après l’entrée en vigueur de la loi pour se mettre en conformité avec celle-ci. Le délai débutera le 1er mars 2019 et s’achèvera au 31 août 2019. Pendant ce délai, les demandes de déclaration et de modification devraient être gratuites selon le projet de règlement grand-ducal. La consultation de RBE sera ouverte à l’issue de ce délai.

_Cet article a été précédemment publié dans AGEFI Luxembourg en février 2019

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