Article Post on 22 July 2021

Die neue Konvention zur Telearbeit vom 20. Oktober 2020

_Rückblick: Einleitend möchten wir festhalten, dass die Telearbeit nichts Neues ist und in vielen Bereichen seit Jahren eingesetzt wird. Die luxemburgischen Sozialpartner (auf Arbeitgeberseite die Union des Entreprises Luxembourgeoises und auf Arbeitnehmerseite die Gewerkschaften LCGB und OGBL) haben bereits 2006 eine in 2011 und 2015 abgeänderte Rahmenvereinbarung erlassen, die 2016 durch Großherzogliche Verordnung für allgemeinverbindlich erklärt wurde. Traditionell zeichnete sich die Telearbeit durch drei kumulative Kriterien aus: (i) einer regelmäßigen Arbeitsleistung in dieser Form, d.h. keiner lediglich gelegentlichen Arbeitsleistung in Telearbeit, (ii) die mittels Informations- und Kommunikationstechnologien erbracht wird und (iii) die nicht in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers erbracht wird, d.h. vor allen Dingen von zu Hause.

In diesem Rahmen waren und sind, gerade für das flächenmäßig kleine Großherzogtum, insbesondere die die Grenzgänger betreffenden Regelungen von Bedeutung. Allseits bekannt ist die „Besteuerungsproblematik“, d.h. dass die von Grenzgängern per Telearbeit geleistete Anzahl an Arbeitstagen von Bedeutung ist, um festzustellen, ob ein Grenzgänger (auch) in seinem Wohnsitzland steuerpflichtig ist. Diesbezüglich gelten die jeweiligen Steuerabkommen Luxemburgs mit seinen Nachbarländern, die eine Doppelbesteuerung der Grenzgänger verhindern sollen. Die sogenannte Toleranzgrenze (19 Tage Telearbeit für in Deutschland ansässige, 24 Tage für in Belgien ansässige und 29 Tage für in Frankreich ansässige Grenzgänger) dürfte jedem Grenzgänger bekannt sein.

Aber die Anzahl der per Telearbeit erbrachten Arbeitstage ist ebenfalls von Bedeutung für die Zugehörigkeit zu dem ein oder anderen Sozialversicherungssystem. Diesbezüglich gilt, dass ein Grenzgänger (Arbeitnehmer), der 25% oder mehr seiner Arbeitsleistung in seinem Wohnsitzland erbringt dem Sozialversicherungssystem dieses Landes zugehörig ist. Dies hat weitreichende Folgen, da der luxemburgische Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer im jeweiligen Wohnsitzland anmelden muss und sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer, die Sozialversicherungsbeiträge im Wohnsitzland des Grenzgängers entrichten müssen. Der administrative Aufwand hierfür und die im Ergebnis höheren Kosten und der gegebenenfalls geringere Verdienst des Arbeitnehmers sind daher aufgrund ihrer mannigfaltigen Auswirkungen stets Gegenstand unternehmerischer Überlegungen, Entscheidungen und Debatten.

Die Covid-19 Pandemie und die erlassenen Maßnahmen zum Schutz der Bevölkerung und der Wirtschaft haben auch diese Regelungen ins Zentrum der öffentlichen Aufmerksamkeit gerückt. Es bestand ein offensichtlicher Wiederspruch zwischen (der Pflicht zur) Telearbeit im Wohnsitzland, wenn diese möglich war und den angesprochenen Bestimmungen zu Besteuerung und Sozialversicherung. Daher waren die bilateralen Verständigungsvereinbarungen Luxemburgs mit seinen Nachbarländern zur Aussetzung der angesprochenen Bestimmungen von wesentlicher Bedeutung für die nicht geringe Anzahl an Grenzgängern.

In Bezug auf die Besteuerung gilt derzeit, dass die Vereinbarungen mit Belgien und Frankreich bis Ende September gelten, so dass die Anzahl der in Telearbeit geleisteten Arbeitstage bis dahin ohne Einfluss auf die Besteuerung ist. Die Vereinbarung mit Deutschland verlängert sich automatisch um einen Monat, bis eine der Parteien diese aufkündigt.

In Bezug auf die Sozialversicherungspflicht gilt, dass die Vereinbarung mit Frankreich bis Ende September und die mit Belgien bis Ende Dezember gilt. Die Vereinbarung mit Deutschland verlängert sich monatlich um einen weiteren Monat, bis eine der Parteien die Vereinbarung aufkündigt.

> Die neue Konvention

In diesem Kontext haben die luxemburgischen Sozialpartner die neue Konvention zur Telearbeit vom 20. Oktober 2020 (die „Konvention“) geschlossen, die durch die Großherzogliche Verordnung vom 22. Januar 2021 für allgemeinverbindlich erklärt wurde und seit dem 2. Februar 2021 gilt.

Die Konvention ist von besonderer Bedeutung, da sie einen einheitlichen Rahmen für die Erbringung der Arbeitsleistung per Telearbeit vorgibt, welcher sämtliche Telearbeiter und luxemburgische Arbeitgeber betrifft. Auch wurde der fortschreitenden Digitalisierung Rechnung getragen, so dass sich ein kurzer Blick auf einige Aspekte des jetzigen Rahmens der Telearbeit anbietet.

> Erweiterter Anwendungsbereich

Zunächst kann darauf hingewiesen werden, dass die Konvention einleitend einige Begrifflichkeiten definiert. So wird die Telearbeit definiert als Form der Organisation oder Durchführung von Arbeit, die in der Regel unter Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien erfolgt, so dass Arbeiten, die normalerweise in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers erfolgen, außerhalb dieser Räumlichkeiten erbracht werden.

Als Telearbeiter wird folglich diejenige Person definiert, die ihre Arbeitsleistung entsprechend der vorstehenden Definition von Telearbeit erbringt. Hierbei ist die Telearbeit gelegentlich, wenn diese erfolgt, um unvorhergesehenen Ereignissen zu begegnen oder wenn die Telearbeit weniger als zehn Prozent der normalen Jahresarbeitszeit des Telearbeiters beträgt. In allen anderen Fällen ist die Telearbeit eine regelmäßig per Telearbeit erbrachte Arbeitsleistung.

Diese Definitionen und insbesondere die Abgrenzung zwischen gelegentlicher und regelmäßiger Telearbeit sind zu begrüßen, da hiermit Rechtsklarheit geschaffen wurde. Auch fällt jetzt gelegentliche Telearbeit in den Anwendungsbereich der Konvention.

Die Konvention gilt für sämtliche Arbeitnehmer, die in den Anwendungsbereich des luxemburgischen Arbeitsgesetzbuchs (Code du travail) fallen, mit Ausnahme derjenigen, die einen öffentlich-rechtlichen oder ähnlichen Status haben.

Daher fallen insbesondere nicht in den Anwendungsbereich:

  • Die Entsendung,
  • Der Transportsektor (exkl. Verwaltung),
  • Handelsvertreter/Vertriebsmitarbeiter,
  • Co-Working Spaces, in dem Sinne, dass die Arbeit in einer Zweigstelle des Unternehmens durchgeführt wird,
  • Smart-Working, im Sinne von gelegentlicher Arbeit über Smartphone oder Laptop außerhalb des üblichen Arbeitsplatzes oder Telearbeitsplatzes, und
  • sämtliche Dienstleistungen, die für Kunden außerhalb des Unternehmens erbracht werden.

Demnach kann festgestellt werden, dass die Konvention über die Arbeitgeber hinaus vor allen Dingen die klassischen Arbeitnehmer betrifft, die ihre Arbeitsleistung üblicherweise in den Räumlichkeiten ihres Arbeitgebers erbringen.

> Vereinbarungserfordernis – Schriftform und Prinzip der Freiwilligkeit

Eine Vereinbarung zur Telearbeit bedarf stets einer Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und kann in keinem Fall aufgezwungen werden. Der Arbeitnehmerschutz durch Beteiligung einer bestehenden Arbeitnehmervertretung gilt auch bei Telearbeit und der Ausarbeitung diesbezüglicher Bestimmungen.

Unter Bezugnahme auf die grundsätzlich und nunmehr definierte Unterscheidung zwischen gelegentlicher und regelmäßiger Telearbeit gilt, dass im Fall von gelegentlicher Telearbeit der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer, der zur Telearbeit berechtigt ist, eine schriftliche Bestätigung aushändigen muss.

Im Falle regelmäßiger Telearbeit bedarf es – wie angemerkt - einer schriftlichen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer über die Modalitäten der Telearbeit. Hierin bedarf es zwingend einer Vereinbarung über:

  • den Ort an dem die Arbeitsleistung per Telearbeit erbracht wird oder der Methoden, um den Ort zu bestimmen;
  • die Stunden und Tage der Woche, an denen der Telearbeiter telearbeitet, und für den Arbeitgeber erreichbar sein muss bzw. die Methoden zur Festlegung dieser Zeiträume;
  • die Bedingungen für eine gegebenenfalls erforderliche Kompensation der Sachleistungen, um die nach der Konvention geforderte Gleichbehandlung zwischen Telearbeitern und den anderen Mitarbeitern zu gewährleisten (Sofern die Sachleistung jedoch an die Anwesenheit des Arbeitnehmers in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers geknüpft ist bzw. ohne die Anwesenheit des Arbeitnehmers vernünftigerweise nicht durch den Arbeitgeber zu erbringen wäre (Parkplatz, Zugang zur Betriebskantine/Betriebsfitnessraum etc.), besteht kein Recht auf Kompensation.);
  • die monatliche Pauschale für die Kompensation der Verbindungs- und Kommunikationskosten des Telearbeiters (Zum jetzigen Zeitpunkt gibt es keine Referenzgröße für den Pauschalbetrag.);
  • die Bedingungen der Rückkehr oder des Übergangs zur klassischen Arbeitserbringung (Es besteht sowohl zugunsten der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer ein Recht auf Rückkehr und Übergang zur klassischen Arbeitserbringung.). 

Diese zwingend zwischen Arbeitgeber und Telearbeitnehmer schriftlich zu vereinbarenden Bedingungen der Telearbeit dienen vorrangig dem Arbeitnehmerschutz, so dass bei Abschluss einer solchen Vereinbarung hierauf ein besonderes Augenmerk gelegt werden muss.

Es kann festgehalten werden, dass die neue Konvention, nachdem diese für allgemeinverbindlich erklärt wurde, gerade in Bezug auf das Verhältnis Arbeitgeber-Telearbeitnehmer und der wechselseitigen Rechte und Pflichten, willkommene Klarstellungen beinhaltet, die möglicherweise bestehende Zweifelsfragen ausräumen und eine Anpassung an die digitalisierte Welt darstellen.

Durch die Konvention wurde insbesondere klargestellt, dass es für die Telearbeit einer schriftlichen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bedarf, in der zwingend die Bedingungen der Telearbeit, auf freiwilliger Basis, vereinbart werden.

De facto bleiben trotz der nunmehr erfolgenden Klarstellungen und dem mehr an Rechtssicherheit Detailfragen offen. Diese Fragen werden wohl durch die Praxis, Rechtsprechung und Lehre zukünftig geklärt. Die diesbezüglichen Entwicklungen halten wir weiterhin im Auge um Sie hierüber adequat zu beraten.

Wir, Wildgen S.A., stehen Ihnen gerne bei sämtlichen arbeits-, sozial und steuerrechtlichen Fragen rund um die Konvention als kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung.

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